يطلق لفظ مستشار إداري على كل شخص يمارس اختصاصات وأعمال التنظيم وهناك مسميات أخرى للمستشار الإداري، فقد يطلق عليه الباحث الإداري أو المحلل الإداري.
أو أخصائي تنظيم العمل أو ربما خبير تنظيم، وفي دولة بريطانيا يسمى أخصائي أو ضابط التنظيم، أما أمريكا فيسمى فيها المحلل الإداري، وسوف نتناول الآن أهم النقاط عن تلك الوظيفة بالتفصيل.
مستشار إداري
يتم إطلاق ذلك اللفظ على شخص يدرس مشكلات المنظمات الإدارية، ويقدم حلول مناسبة لها، ويمكن أن نقوم بتعريف المستشار الإداري بأنه من الوظائف الهامة داخل المؤسسات التي تقوم بتقديم الخدمات الاستشارية.
إذا يساعد الشركات في إيجاد حلول للمشكلات وينشئ خطط تعمل على تحسين ونْمو الأداء، وتتطلب تلك الوظيفة توفر مهارات تجارية وخبرة موضوعية وقدرة على الوصول إلى طرق تستخدم في تطوير الشركات في أكثر من صناعة.
وفهم احتياجات الصناعة بشكل جيد، وأن يكون قادر على أن يعد خطط استراتيجية إلى جانب متابعة وهيكلة الإجراءات الخاصة بالشركة، مع وضع اقتراحات عن توصيات بشأن التغيير.
مهام المستشار الإداري
تنصب تلك المهام على:
- يجري البحوث وجمع البيانات من أجل فهم المنظمة.
- يجري كل مستشار إداري تحليل ويقابل موظفي وفريق إدارة شركة العميل.
- يدير مجموعات التركيز، ويسهل ورش العمل.
- يعد مقترحات عن الأعمال إلى جانب العروض التقديمية.
- يحدد القضايا إلى جانب صورة الحلول والفرضيات.
- يقدم نتائج وتوصيات للعملاء من الشركات.
- ينفذ الحلول والتوصيات ويتأكد من أن العميل قد حصل على المساعدة المطلوبة.
- يدير البرامج والمشروعات ويدير فريق العمل ومنهم المحللين.
- يقوم كل مستشار إداري بالتواصل مع العملاء من أجل أن يطلعهم بأخر التطورات ويتخذ القرارات الضرورية.
المهن المرتبطة بالاستشارة الإدارية
من هذه المهن:
- مدير إدارة الموارد البشرية.
- محاسب الشركة.
- الخبير الاقتصادي.
- السياسي.
- مدير الشركة التنفيذي.
المهارات المتطلبة في خبير الإداري
يجري كل مستشار إداري الدراسات، ويقدم التوصيات من أجل حل المشكلات التي تقف عقبة أمام المنظمات، وحتى يستطيع من أن يقوم بمهمته على أفضل وجه، وينجح في ذلك، فيجب أن تتوافر فيه مجموعة مهارات وقدرات وصفات هي:
اقرا المزيد عن الاستشارات الإدارية
أن يكون خبير بعمل تخطيط ثم تنفيذ الاستشارة
الاستشارة تمر بأكثر من مرحلة، مثل تحديد الهدف ثم القيام بوضع خطة، بعد ذلك يتم جمع المعلومات ثم مرحلة التسجيل والتحليل، وتقدم التوصيات وتنفذ مرحلة المتابعة.
لكي يكون كل مستشار إداري ناجح، يجب أن يكون لديه خبرة كافية بجوانب العملية الاستشارية التخطيطية، وبطريقة تنفيذها، حتى ينتج عن الاستشارة الهدف منها.
أن تتوافر فيه المهارة التحليلية
يلزم توافر في المستشار الإداري مهارة وقدرة على تحليل المعلومات المجمعة والاستفادة منها، واكتشاف المشكلات التي تقف أمام المنظمات، حتى يتمكن من تقديم حلول تناسبها.
أن يكون قادر على إنشاء العلاقات مع الآخرين
طبيعة مهمة المستشار الإداري تتطلب أن يكون شخص اجتماعي يحب الآخرين، بل متمرس في طريقة إنشاء العلاقات معهم، وبالأخص مع العاملين والمسؤولين داخل المنظمات.
لأنه حتى تكون الاستشارة ناجحة في كل مراحلها، فذلك يعتمد بصورة أساسية على العلاقات التي يقوم بتكوينها المستشار معهم، بل وتتوقف على درجة الثقة به.
أن يكون قادرًا على الإنصات وأن ينتبه بشكل جيد
حتى يجمع المعلومات من جانب الرؤساء والموظفين، فيجب أن يكون كل مستشار إداري قادر على الإنصات وأن يكون منتبه جيد، ويكون من اللازم قيامه بإبداء الاهتمام لكل ما يصدر عنهم، وألا يقوم بمقاطعتهم خلال التحدث.
أن يتمتع ببعد النظر
يجب أن يتمتع المستشار ببعد النظر عندما يقوم بدراسة وتحليل المشكلات، فيقوم بْتنبأ المستقبل، ويوفر حلول تلائم المشكلة، ويجب أن تتسم الحلول المقدمة منه بالموضوعية والواقعية.
أن يكون ماهر خلال عرض التوصيات والمعلومات
عرض التوصيات والمعلومات بصورة جذابة، له دور كبير في أن يقبل المسؤولين هذه التوصيات، ثم في تطبيقها داخل المنظمة.
وأن يقوم بعرض التوصيات على هيئة أشكال بيانية وخرائط تنظيمية، وأن يستخدم وسائل سمعية وبصرية خلال العرض، ويقدم هذه التوصيات إلى الرئيس الإداري على هيئة تقرير واضح ومرتب ويسهل فهمه واستيعابه ممن يقوم بالإطلاع على محتواه.
أن يكون قادر على الإقناع
لكي ينجح كل مستشار إداري في المهمة الخاصة به، فالأمر معتمد على درجة اقتناع المسؤولين بكون تلك التوصيات المقدمة منه مهمة، وبالتالي تنفيذها داخل المنظمة.
لهذا يلزم أن يتوافر في المستشار القدرة الكاملة على أن يعبر عن ذاته بالكلام وبالكتابة، وبصورة واضحة، بل ويجب أن يكون فصيح اللسان قوي البيان والحجة، حتى يتمكن من إقناع المسؤولين وكل من له علاقة بكون تلك التوصيات مهمة.
أن يكون موضوعي
تعد الموضوعية صفة مهمة يلزم تخلي المستشار الإداري بها، فالحلول التي يقوم بتقديمها يجب أن تكون معبرة عن وجهة نظر تتمتع بالاستقلال غير متحيزة لذَوي السلطان والنفوذ.
خبرته الواسعة
المستشار الحق يجب أن يكون يتمتع بخبرة كبيرة اكتسبها بسبب ممارسة عمله في الكثير من المنظمات المتنوعة.
ومن قيامه بحل مشكلات إدارية كثيرة خلال السنوات التي عمل بها في ذلك المجال.
مؤهلات وخبرات المستشار الإداري
توجد مجموعة مؤهلات علمية وخبرات عملية يجب أن تتوافر في المستشار الإداري لأنها عوامل مساعدة له عندما يؤدي عمله.
وحتى تنجح مهمته، ومن هذه الخبرات والمؤهلات:
المؤهل الجامعي
يلزم كون كل مستشار إداري حاصل على إحدى المؤهلات الجامعية، مثل أن يكون حاملًا لدرجة البكالوريوس في تخصص من الآتي:
- بكالوريوس إدارة عامة.
- أو بكالوريوس إدارة أعمال.
- بكالوريوس علوم سياسية.
- أو بكالوريوس اقتصاد.
- بكالوريوس علم نفس.
ومن الأفضل أن يكون كبار المستشارين حاصلين على درجة ماجستير أو دكتوراه في أيًا من التخصصات السابقة.
ولكن لا تعد الدكتوراه من الشروط الأساسية للعمل في ذلك المجال، ولكن الحصول عليها تفيد في الوظائف الاستشارية الكبيرة.
التدريب
من الهام أن ينظم برنامج تدريبي لكل موظف جديد ينوي العمل في المستقبل في الاستشارات الإدارية، وهذا حتى يطلع على كل نشاطات وأعمال الاستشارات الإدارية.
وعلى طريقة إجراء دراسات، وطريقة التعاطي مع أي رئيس إداري، ومع الموظفين داخل الإدارات التي سوف تتم الدراسات فيها.
ويلزم عدم حصر اشتراك المستشارين فقط في برنامج تدريب وحيد.
ولكن يلزم توفير لهم الكثير من البرامج التدريبية المستمرة من أجل تنمية قدراتهم وتزويدهم بمهارات ومعلومات وقيم جديدة إيجابية.
خبرة عملية
يلزم أن تتوافر في كل مستشار إداري خبرة عملية، وهذا في مجال القطاع الخاص والعمل الحكومي.
إذ إن الخبرة العملية تعرف المستشار بالمشاكل التي تقف عقبة أمام المنظمات.
إلى جانب مساعدته على توفير حلول تناسبها، وهناك من يقول بضرورة ألا تقل خبرة المستشار عن 5 سنوات لكل من يريد التخصص في ذلك المجال.
ويمكن استثناء من يريد أن يتخصص في مجال تصميم الأنظمة وبحوث العمليات.
فيمكن أن يقبل من كانت خبرته تقل عن خمس سنوات، وهذا إذا كان يتوافر فيهم الخلفية العلمية.
قواعد السلوك لدى المستشار الإداري
تتضمن تلك القواعد ما يلي:
- أن يقوم المستشار بوضع صالح العميل أو الذي يستفيد من خدماته فوق الصالح الخاص له.
- أن يقوم بالمحافظة على معلومات العميل بشكل سري، ولا يقوم باستغلال ذلك بأي صورة.
- ألا يقبل أي عمولات مقابل تقديم خدماته للعميل.
- ألا يكون للمستشار مصلحة أساسية في أي عمل ينافس عمل العميل، دون أن يوضح الأمر للعميل.
- لا يقوم بتقديم عرض لأحد موظفي العميل، لكي يعمل لحسابه في مكتبه أو شركته.
- عدم حساب الأتعاب الخاصة به طبقًا لقواعد أخرى مختلفة عن القواعد المهنية المتفق عليها في مجال تحديد الأتعاب.
- ألا يقوم بإخبار العملاء عن أي مصالح أو علاقات يمكن أن يكون لها تأثير على وظيفته كمستشار.
- عدم قبول أي مهمة خارج نطاق التخصص الخاص به.
- ألا يقوم بالعمل، إذا كانت هناك ظروف تؤثر على عمله مثل المرض أو أيًا من الأسباب الأخرى.
- أن يبتعد عن قبول أعمال من خلال إعلانات عامة أو عن طريق إعطاء عمولات للآخرين من أجل أن يقدم للعملاء.
أنواع المستشارين الإداريين
يمكن أن يقسم المستشارين الإداريين بالنظر إلى ارتباطهم بمنظمات إلى نوعين أساسيين، هما:
مستشار إداري داخلي
هو مستشار مرتبط بشكل إداري بالمنظمة، ويكون عامل في إحدى وظائفها، فقد يكون عامل في وحدة الإدارة والتنظيم أو في وحدة التنظيم والأساليب.
أو ربما في وحدة التطوير الإداري كما يطلق عليها في بعض الأحيان، والتي توجد داخل المنظمة.
ومن مميزات المستشار الإداري الداخلي كونه قادر على تحسس وتفهم المشكلات التي تقف أمام المنظمة، وهذا بسبب تواجده بداخلها، وعلمه بأساليب وأنظمة العمل.
ويعد أقل تكلفة بالنظر إلى الناحية المالية، بالأخص مع تواجد طلب بشكل مستمر على خدمات المستشار الإداري داخل المنظمة، إذ يمكن طلب الخدمات الخاصة به عند اللزوم.
أيضًا يمكن أن يكون المستشار الداخلي بمتابعة التوصيات التي يقدمها إلى أي إدارة بشكل أفضل وبصورة مستمرة، وهذا لأنه يوجد داخل جهاز المنظمة.
ويعد أهلًا للثقة، حيث يتم اللجوء إليه في المسائل السرية، مثل مشاكل الأمن الوطني، حيث لا يمكن وقتها اللجوء إلى مستشار خارجي.
ولكن هناك انتقادات وجهت للمستشار الداخلي، وهي أن خبرته محدودة وقليلة فقط ضمن المنظمة العامل بها، وهذا لعدم تواجد فرصة لكي يعمل مع مؤسسات ومنظمات متنوعة.
مثل ما يحدث مع المستشار الخارجي، وتلك المسألة قد يكون لها آثر على التوصيات التي تصدر منه،حيث لا يقوم بتقديم في غالبية الأحيان أفكار تتسم بالتجدد بين مقترَحاته.
تواجد المستشار في المنظمة يجعله يعتاد على إجراءاتها وأنظمتها، وبالتالي لا يشعر بالتعقيدات والسلبيات التي أنتجتها.
إلى جانب أن الذين يعملون داخل المنظمة قد يشعرون تجاهه بالحذر والخوف من كونه يقوم برصد الأخطاء.
ومواطن الضعف فيهم، حتى يقوم بنقلها إلى إدارة المنظمة العليا، بل وقد يشعرون بالتردد في الإدلاء بأي مشكلة تواجههم إليه من أجل إيجاد حل.
قد يتعرض المستشار الإداري الداخلي في بعض الأحيان للحرج، أو للضغط من جانب كبار الموظفين.
وبالتالي لا تتسم حلوله بالموضوعية، بل قد يكون مجبر على أن يقوم باستشارة أو دراسة يقوم بطلبها كبار الموظفين داخل المنظمة.
أما بالنظر إلى الوظيفة أو المرتبة فيكون في الغالب في مستوى متوسط، ولا يصل إلى مستوى الموظفين الكبار.
وذلك الوضع المهني له تأثير بالسلب على المستشار الإداري الداخلي، بالأخص عند تطبيق التوصيات من جانب كبار الموظفين.
مستشار إداري خارجي
لا يكون على ارتباط بالمنظمة من الناحية الإدارية، ولا يعمل بها، ولكنه مستشار مستقل أو يعمل لدى شركة استشارية أجنبية أو وطنية.
ومن مميزات المستشار الإداري الخارجي خبرته الكبيرة التي اكتسبها بسبب أدائه مهام متعددة في أكثر من منظمة.
وأنه يقدم للمنظمة أفكار حديثة، ونظرته للأمور جديدة وثاقبة، ويمكنه أن يلاحظ مشكلات المنظمة بصورة أفضل بالمقارنة بالمستشار الداخلي.
المستشار الإداري الخارجي موضوعي أكثر في توصياته ودراساته من أجل إصلاح مشكلات المنظمات.
فلا يقوم بترك مجال لأي نواحي شخصية ولا لأي اعتبار خاص حتى تؤثر عليه وقت أداء عمله.
بل ويشعر العاملين داخل المنظمة بالطمأنينة ويتسمون وقتها بالصراحة في الإدلاء بالمشاكل للمستشار الخارجي، وهذا لعلمهم المسبق أنه سوف يحافظ على السرية.
ولن يقوم باستخدامها ضدهم، وأنه سوف يغادر المنظمة بعد إتمام مهمته، فلا يتم تسريب الأسرار ولا يتعرضوا للانتقاد.
ولا يستخدم ضدهم أداة تهديد وتخويف تحت يد المستشار.
ويصبحوا يخافون من استخدام أي دليل ضدهم مستقبلًا إذا ساءت علاقتهم معه مثل المستشار الداخلي.
ولكن هناك مجموعة انتقادات توجه له، بسبب تكاليفة المرتفعة، إذ يكون المستشار الخارجي في العادة موظف في شركة استشارية.
تهدف إلى تحقيق أرباح بصفة عامة، لهذا تطلب تكاليف مرتفعة بخصوص الاستشارات، وحجتها أن رواتب هؤلاء المستشارين مرتفعة.
ينتقد أيضًا بشأن أن قيامه بمتابعة التوصيات التي يقدمها تكون ضعيفة، وفي بعض الأحيان معدومة، لأن مهمته تعتبر انتهت بعد أن يقدم التقرير إلى المدير الإداري.
توجد ملاحظة من الهام التنويه عنها، وهي أن هناك مستشارين خارجيين يقومون في بعض الأحيان بتقديم حلول مثالية يكون من الصعب تنفيذها.
ولا يكتشف المدير الإداري هذا إلا بعد أن يحاول التطبيق، وذلك بعد انتهاء مهمة المستشار.
أقرأ أيضا : الدليل الشامل لضريبة القيمة المضافة فى السعودية 2021
أسباب فشل المستشار الإداري
عدم اتسام الحلول التي يقترحها بالواقعية
في الكثير من الحالات تكون حلول المستشار المقترحة ليست واقعية، فهي قد تكون فقط مثالية أو نظرية أو تكون غير ملائمة للإمكانيات المادية والبشرية المتوفرة في المنظمة.
ويحدث ذلك عند لجوء بعض مستشارين الإدارة إلى محاولة تطبيق حل مقترح قدم من قبل لمنْظمة أخرى إلى المنظمة الحالية.
دون أي تعديل بصورة ملموسة لكي تناسب الأوضاع الجديدة المختلفة.
سواء من ناحية الهيكل التنظيمي أو البيئة أو حتى الإمكانيات البشرية والمالية، ومن الهام التأكد من كون الحلول التي تنجح في إحدى المنظمات.
وقد تفشل في غيرها بسبب الظروف المختلفة.
الجهل بالنواحي الإنسانية
الحلول التي يقترحها كل مستشار إداري في بعض الحالات تهمل النواحي النفسية والجوانب الإنسانية للموظفين.
مما يترتب عليه عدم تعاونهم، أو مقاومتهم للتنظيم الذي تم اقتراحه، وينتج عن هذا الفشل حتمًا.
قلة المتابعة بعد التطبيق
هناك من المستشارين الإداريين من يعتقد أن المهمة الخاصة به مقصورة على الوصول إلى المشكلة.
وإيجاد حل لها، ثم تقديمه على هيئة تقرير يقوم برفعه إلى إدارة المنظمة العليا.
ويعد بهذا قد انتهت مهمته، فيقوم بترك المنظمة التي قام بإجراء الدراسة لها، ويذهب لعمل دراسة في منظمة أخرى.
ولكن الحلول التي يقدمها ذلك المستشار في الغالب ليست واقعية، بل وتنفيذها صعب.
ولا يكتشف الأمر إلا عندما يتم محاولة تطبيق الحل المقدم، وبهذا فقلة المتابعة بعد عملية التنفيذ ينتج عنه فشل هذا المستشار.
تعرض المستشار للضغوط
في بعض الأحيان قد يتعرض المستشار الإداري إلى تأثير أو ضغط من جانب كبار الموظفين داخل المنظمة المقدم لها الخدمات الاستشارية.
كما يمكن أن تمارس عليه في بعض الأحيان ضغوط من جانب الرؤساء داخل المؤسسة الاستشارية التابع لها.
وذلك له تأثير على موضعية توصياته وحلوله المقدمة، وبالتالي يترتب على ذلك فشل استشارته بل وفشله.
قلة التعاون بين الرؤساء والموظفين والمستشار الإداري
في بعض الأحيان يحدث ألا يتعاون رؤساء وموظفي المنظمات مع كل مستشار إداري ، وبالأخص خلال مرحلة جمع المعلومات، أو وقت تنفيذ التوصيات.
ويرجع ذلك إلى شعورهم بالخوف من نتائج الأمر السلبية التي سوف تكون لها تأثير على أوضاعهم داخل المنظمات بسبب تلك الاستشارة.
فقد تنتشر في بعض الأحيان شائعات عند بداية الاستشارة، أن هدفها هو تقليل أعداد الموظفين.
ولهذا لا يقوموا بالتعاون مع المستشار، ولا يقومون بتزويده بمعلومات صحيحة.
بل يقومون بالإجابة على سؤاله عن مشكلاتهم بعدم تواجد أي مشكلة، وبهذا يساعدون على فشله في مهمته.
عدم توفير الوقت والجهد اللازم للاستشارة
في بعض الأحيان يحدث أن ينشغل المستشار بأكثر من استشارة، وذلك في وقت قصير، وبسبب ضغط الوقت.
وقد يهمل أي استشارة منهم، فلا يقوم بتخصيص لها الجهد والوقت الذي تحتاجه.
ويظهر ذلك على الاستشارة ذاتها، فالحلول التي تقدم تكون غير ملائمة.
وبالتالي لا تحقق الاستشارة الهدف منها، وبالتالي تفشل، ويفشل المستشار تبعًا لذلك.
عدم الدقة في اختيار المستشار الإداري
هناك الكثير من الحالات التي تقوم فيها بعض شركات الاستشارات الإدارية بإرسال موظفين مبتدئين من أجل إجراء الاستشارات لمنظمات معينة.
وهذا لكي يكتسبوا خبرة عملية في هذا المجال، وبذلك تستخدم تلك الشركات هذه المنظمات كحقل تجارب من أجل تدريب مستشارين مبتدئين.
وفي حالة غياب التوجيه والإرشاد خلال الاستشارة فلا يوجد شط.
سوف تقدم استشارات لا تتمتع بالجودة، وسوف يظهر ذلك بصورة سلبية على المستشارين أنفسهم وعلى الشركة التابعين لها مستقبلًا.
عدم إشراك موظفي المنظمة في الاستشارة
هناك شركات استشارية لا تقوم بمحاولة إشراك الموظفين داخل المنظمة في الاستشارة خلال قيامها بتجميع المعلومات، أو في المراحل المختلفة لها.
ولا تمنحهم فرصة لكسب خبرة، والقيام بالتدرب على الأعمال الاستشارية، ولا على تفهم المضمون الخاص بالاستشارة التي تقدم لهم.
ولهذا يكون ما ينتج عن الاستشارة إما عدم تطبيقها لجهل الموظفين والمديرين بطريقة ذلك.
أو أن تطبق بشكل جزئي، ثم يتوقف ذلك بعد أن تنتهي مهمة المستشار أو توقفه عن زيارة تلك المنظمة.
ألا تلائم الاجهزة والآلات المقترحة لظروف المنظمة
في بعض الأحيان يوصي المستشارين بأن تستخدم آلات وأجهزة معقدة من أجل إتمام العمل داخل المنظمة.
وتتطلب هذه الآلات والأجهزة أيدي مدربة فنيًا ومبالغ مالية طائلة، وعند غياب ذلك لا تقوم المنظمة بتطبيق هذه التوصيات.
بعد التعرف علي مهام مستشار إداري .. يمكنك الان الإطلاع علي المزيد من المقالات عبر موقع شركة بروتاكس للخدمات المالية والضريبية.
