04 ديسمبرإدارة المخزون

تعتبر إدارة المخزون من أهم وأكثر المسائل التي يمكنها أن تؤثر في كفاءة سير عمل الأنشطة التجارية، فقد يتضمن المخزون سلع مصنعة بشكل كامل أو مواد خام أو مخلفات من عملية التصنيع أو مواد تغليف.

 أو ربما قطع غيار أو تجهيزات الوزن أو وقود أو تجهيزات نقل، أو غير ذلك، فالمخْزون هو أصل هام تمتلكه المنشأة، ولهذا يلزم أن يتم الاهتمام بكيفية إداراته بصورة جيدة، وذلك من خلال نظام إدارة المخزون.

إدارة المخزون

تعتبر تلك العملية عملية صعبة تواجهها كل المؤسسات الصناعية أو التجارية، وهذا لما يلي:

أولًا: هو أن تحدد الكمية المطلوب أن تخزن والتي تناسب حركة الإنتاج والنشاط، وهذا من أجل تجنب حدوث مشكلتين كبيرتين

قد يحدث ويكون المخزون قليل عن المطلوب أو ربما سوف ينفذ بشكل سريع، وبهذا سوف تتعرض المؤسسة لتوقف الإنتاج حتى تنتظر وصول الشحنات الإضافية من الموردين، وألا تتمكن المؤسسة من مواكبة حركة الطلب في الأسواق.

أو أن يكون المخزون يتعدى المطلوب، هنا سوف تتكلف المؤسسة تكاليف كثيرة من ناحية الأماكن التي تستخدم في التخزين وأن يظل المخزون راكد داخل المخازن لمدة طويلة، وذلك يمكن أن يكون له تأثير على صلاحية الاستخدام، إلى جانب إهدار بعض رأس المال في مسائل غير ملائمة.

ثانيًا: القدرة على تخير المكان الخاص بالتخزين بكل عناية، وأن يكون ملائم للطبيعة الخاصة بالمواد المطلوب تخزينها، وأن توفر مجموعة وسائل منها، الإضاءة والحماية والتهوية الجيدة

ثالثًا: أن تخزن المواد بطريقة علمية ملائمة من بدء التسليم حتى مرحلة الاستلام إلى الفحص ثم التكويد ثم الصرف ثم التسجيل.

ما هو نظام إدارة المخزون؟

كلمة المخزون يتم إطلاقها على المنتجات أو البضائع التي تملكها المنشأة، ويمكن أن تكون تقبل البيع، أما فيما يخص نظام إدارة المخزون فهو نظام يساعد في إدارة وتتبع تلك المنتجات، من ناحية الكميات المتوفرة منها، والكميات التي بيعت إلى جانب جواز التعرف على موقع أي منتج في المخزون بكفاءة وسهولة.

أهمية إدارة المخزون

يتضمن إدارة المخزون على الكثير من الفوائد منها:

يتم جرد المخزون بأعلى كفاءة

إذ يمكن عن طريق هذا النظام إجراء جرد للمخزون، ومعرفة موقع أي منتج ضمن المنتجات، وهذا من خلال ماسح ضوئي لباركُود المنتج، مما يساعد هذا في تكوين قائمة بكل المنتجات المتاحة في أقل وقت ممكن وبمجهود أقل.

يحد من الأخطاء التي تنتج عن الأساليب التقليدية

إذ أنه عن طريق الباركود المخصص لكل المنتجات التي توجد داخل المخازن، يتم تجنب أن يقع الاختيار على منتج خطأ أو شحنه خاطئة، وهذا بعكس إذا تم إجراء تلك العملية بطريقة يدوية أو تقليدية، إذ سوف يكون الخطأ محتمل أكثر.

أقرأ أيضا حول اسس التخطيط المالي

سهولة عمليات الاسترجاع

إذ تتطلب عملية الاسترجاع في العادة وقت وجهد كثيرين، إلى جانب إلى إنها تقوم باستنفاذ موادر كثيرة، وهذا قد يكون له تأثير بصورة سلبية على المنشأة والإيرادات الخاصة بها، لكن عن طريق نظام إدارة المخازن يكون من الممكن إدارة عملية الاسترجاع والبيع بصورة أسهل أكثر، وذلك يضمن أن يُحدث المحزون بصورة تلقائية.

يعمل على إتمام التوصيل بشكل سريع

السرعة في توصيل المنتج للمستهلك، مسألة مهمة للغاية، فقد تكون تلك المسألة هي سبب لجوء المستهلك إلى المنافس للمنشأة، لهذا يجب أن يتم الاهتمام بالتوصيل، حتى لا تخسر المنشأة العملاء، ويتم هذا من خلال نظام إدارة المخزون، إذ أن هذا النظام قادر على أن يندمج مع أي نظام مسؤول عن تنفيذ الشحنة.

تكاليف أقل

إذ إنه عن طريق الباركود سوف تُنفد الطلبات في أقل وقت ممكن وبمجهود أقل، وذلك يساعد على زيادة نسبة الإنتاج بصورة كبيرة، والتي سوف تقلل التكاليف بالتبعية.

رضاء العملاء بشكل أكبر

نظام إدارة المخزون يهتم بجمع بيانات المؤسسة والعملاء في نفس النظام، وذلك يسهل على الموظف أن يتواصل مع العملاء، وإجابة كل استفساراتهم في أقل وقت ممكن، إلى جانب كونه يقلل نسب الأخطاء البشرية.

وذلك بدوره يزيد رضاء العميل، وبالإضافة إلى هذا، فإن الحد من الوقت المستغرق في تلك العملية، سوف يعمل وبصورة كبيرة على تخلص المؤسسة من أي تكاليف غير ضرورية.

عملية تدقيق ومراجعة أفضل

الخطأ من الأمور الواردة في كل أقسام المنشأة، بالأخص خلال عملية إدارة المخزون، فمثلًا عند فقد بضائع من المخزون من المعقد التعرف على المسؤول عن ذلك الخطأ، ولكن ولأنه في هذا النظام أي موظف يملك حساب مخصص له، وذلك عامل مساعد في التعرف على المسؤول عن مسبب الخطأ بسهولة.

تطوير مستمر

في حالة كنت ليس لدى المؤسسة نظام إدارة مخزون مخصص لها، فمن المعقد للغاية التعرف على مستوى كفاءة المخزون داخلها، وهل يتطلب تحسين أو تطوير، لكن عن طريق نظام إدارة المخزون، يمكن للمؤسسة أن تتابع أداء المخزون، وأن تحدد هل يحتاج للتطوير أو التحسين.

يساعد في عملية إصدار القرارات

توفير كل بيانات المخزون يكون عامل مساعد في الوصول إلى مشاكل المخزون، والتي لها دور في التعرف على مناطق الضعف من أجل محاولة علاجها في أقل وقت، إلى جانب إمكانية معرفة الإنتاجية بصورة عامة أو الإنتاجية الخاصة بكل موظف وحده.

المخزون في نظام المحاسبي الموحد

قام النظام المحاسبي الموحد بتعريف المخزون على أنها تكلفة أموال مادية متداولة تقتنيها وحدة، أيًا كانت تم تخزينها في المخازن، أو عند الغير، وأيًا كان قد تم شرائها أم كانت من البضائع المُنتجة قبل ذلك، كما تتضمن الاعتمادات المستندية المفتوحة بهدف شراء مستلزمات سلعية أيًا كان نوعها من السوق الخارجية.

تعرف علي افضل مكاتب الاستشارات المالية والإدارية في المملكة العربية السعودية.

محاسبة المخزون

توجد طريقتين يتم بهما محاسبة المخزون، وهما:

طريقة الجرد الدوري

هنا يتم تحديد قيمة المخزون بصورة دورة ( في العادة كل عام)، وذلك من خلال عمل إجراء جرد مادي مع ضرب أعداد الوحدات في تكاليف كل وحدة، من أجل تقدير القيمة الخاصة بالمخزون المتوفر، ثم يُعترف بعد هذا بذلك المبلغ على إنه أصل متداول، ويظل ذلك الرصيد دون أن يدخل عليه أي تغيير حتى تاريخ الجرد المقبل.

ويتم ترحيل مردودات ومشتريات المخزون خلال الفترة التي تقوم بتغطيتها القوائم المالية تجاه حسابات المصروفات، وتُحدد تكاليف البضاعة التي بيعت خلال العام كما يلي: مخزون أول الفترة + المشتريات – مردود المشتريات – مخزون آخر الفترة.

وتمتاز تلك الطريقة بأنها تطبق بسهولة وتكاليفها قليلة، أما ما يعيبها هو عدم القدرة على تحديد الخسائر التي تصيب المخزون أو الأخطاء الخاصة بالقيد داخل الحسابات، وقد يترتب على هذا أرقام ليست دقيقة أو قد تكون مضللة.

طريقة الجرد المستمر

تُحدث سجلات المخزون كل مرة يتم فيها معاملة تشتمل المخزون، وبهذا سوف يوجد طوال الوقت معلومات متاحة بشكل يومي عن كم وتكالِيف المخزون المتوافر، وذلك يساعد المنشأة على أن تقدم خدمة للعملاء أفضل إلى جانب رقابة على المخزون أفضل.

ولكن تلك الطريقة معقدة أكثر، ومكلفة، ولكن بعد أن ظهرت برامج المحاسبة الإلكترونية، ساعد ذلك المنشآت على أن تطبق طريقة المخزون المستمر.

وتلك الطريقة تتطلب الإمساك بدفتر استاذ مساعد، وذلك بشكل سنوي أو عن طريق الحاسوب، مع القيام بإمساك سجل منفصل مختص بكل صنف في المخزون، بحيث يشتمل على بيان تفصيلي لأي حركة في التكلفة والكمية.

وذلك السجل الثانوي مرتبط بحساب الأستاذ العام الخاص بالمخزون، وتجرى مطابقات كي يتم ضمان اكتمال ودقة السجلات المحاسبية.

مزيد من التفاصيل حول جرد الاصول الثابتة

مشاكل المخازن

هناك مجموعة من المشكلات التي قد تحدث للمخازن، ومنها:

• ألا يتبع حد الأمان وحدود الطلب والحد الأقصى وقت الشراء، وذلك ينتج عنه وقوع عجز للمخزون أو للشراء بكم  كبير.
• ألا تتبع قواعد صحيحة في الصرف من داخل المخزون.
• ألا يؤمن المخزون بصورة صحيحة ضد أي مخاطر سواء حريق أو سرقة أو عوامل طبيعية أو إتلاف أو غير ذلك.
• ألا يتواجد أنظمة تحدد الرقابة على هذا المخزون.
• ألا تتبع خطوات صحيحة عند التصرف في أي مخزون راكد، وأن تنفصل إدارة التسويق عن مهمة متابعة كل صنف عالي أو بطيء السحب.
• ألا ينظم المخزون ويقسم بالنظر إلى الأصناف، وأن يتواجد تكدس أو نقاط اختناق.

المخزون

حركة المخازن

تعتبر إدارة المخزون مهمة رئيسية يقوم المدراء في الشركات الصناعية بالاهتمام بها، وهذا لكون المخزون مهم، لهذا تكون حركة المخازن كما يلي:

• في بداية الأمر يتم تعيين أشخاص ذوي كفاءة وأمانة من أجل إدارة المخزون.
• لا يخرج أو يدخل أي شيء من داخل المخزون، إلا بعد أن يتم الحصول على الموافقة الخاصة بإذن الصرف أو بعد أن يُستلم إذن الصرف.
• يُفحص المخزون بشكل جيد، وهذا من أجل مطابقة ذلك المخزون مع الجودة والكمية والخصائص المبينة داخل إذن التسليم.
• يُتبع النظام الخاص بالجرد المستمر أو الجرد الدوري، وهذا ليتم التيقن من خلو المخزون من أي مشكلة.
• إذا قام المدراء بالاتفاق على أن تتبع أساليب الجرد المستمر، فسوف يراجع المخزون في كل عملية صرف أو إضافة، وتعتبر من الطرق المتعبة، لكنها ينتج عنها نتائج مضمونة وفعالة.

أما بخصوص نظام الجرد الدوري، فهنا يُراجع المخزون في آخر كل مدة، من أجل التأكد من كونه مطابق للكشوف.

• المخزون داخل كل شركة يختلف عن الشركات الأخرى، لأن الشركات الصناعية يكون المخزون لديها غالبيته مواد خام، وذلك عكس الشركات التجارية على سبيل المثال التي يكون مخزونها من بضائع جاهزة وسلع.
• يجب أن تستخدم طريقة الـ FIFO، وهذا من أجل تجنب عملية تجانب السلع داخل المخازن.
• بسبب أهمية المخزون الضخمة الذي يمكن وصول تكلفته إلى ما يتجاوز 50% من مصروفات المؤسسة الصناعية، تم ظهور طرق لتقسيم المخزون متعددة، وكان أهمهم وأشهْرهم طريقة التقسيم الصناعية التي قسمت المخزون إلى:
  • الأصناف الصناعية المباشرة، من المواد الخام والمواد النصف مصنعة والمنتجات النهائية.
  • الأصناف الصناعية الغير مباشرة، من مواد صيانة ومواد كتابية وإدارية.

مكنك أيضا أن تطلع علي كل من مستشار إداري و الإعفاء من ضريبة التصرفات العقارية.