06 مارسدفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام

لقد كان المحاسبون منذ وقٍت طويل يقومون بتسجيل المعاملات المالية داخل دفتر الأستاذ العام إلى جانب دفتر اليومية بطريقة يدوية، عن طريق ما يعرف بمحَاسبة القيد المزدوج، ولكن بعد أن ظهرت أجهزة الحاسوب، باتت عملية تسجيل المعاملات بسيطة أكثر، فلا يتم التسجيل داخل دفاتر ورقية، بل بات بالإمكان التعامل مع ملفات إكسيل إلى جانب البرامج المتطورة المتخصصة في المحاسبة، ولكن على الرغم من تغْير آلية تسجيل المعاملات، لازال دفتر الأستاذ مهم للغاية، فهو سجل محاسبي أساسي من أجل إنشاء تقارير مالية تعد من الضروريات في مسألة تقييم الأعمال.

 

ماهو دفتر الأستاذ العام؟

الحساب الخاص بدفتر الأستاذ العام هو سجل أو حساب يتم استخدامه من أجل تخزين وفرز وتلخيص المعاملات المتعلقة بالشركة، إذ ترتب تلك الحسابات داخل دفتر الأستاذ العام إلى جانب مخطط الحسابات، بعد أن ظهرت أولًا حسابات الميزانية العمومية وتبعتها حسابات بيان الدخل.

ويمكن تعريف دفتر الأستاذ العام بشكل آخر على أنه، سجل لكل معاملات الشركة السابقة، إذ يتضمن دفتر الأستاذ محاسبة على كل معاملات الائتمان والخصم التي تؤثر على الشركة، فهو يشتمل على معلومات بشكل تفصيلي عن أي معاملة مثل الوصف والتاريخ والمبلغ، وقد تشتمل إلى جانب ذلك على مجموعة معلومات وصفية عن طبيعة المعاملة.

 

أمثلة على حسابات دفتر الأستاذ العام

تشتمل على مجموعة من حسابات الميزانية العمومية الشائعة وطريقة ترتيبها بصورة أكبر داخل دفتر الأستاذ العام على ما يأتي:

• الحسابات الخاصة بالأصول، مثل حسابات القبض والنقدية والاستثمارات والمخزون والمعدات والأراضي.
• الحاسبات الخاصة بالمسؤولية، ويشمل ذلك الحسابات الدائنة وأوراق الدفع وودائع العملاء والمصروفات المطلوب سدادها.
• الحسابات الخاصة بحقوق المساهمين، وذلك مثل الأرباح المحتجزة والأسهم العادية والدخل الشامل المتراكم الآخر ومخزون الخزانة.

تشتمل مجموعة من حسابات بيان الدخل الخاصة بدفتر الأستاذ العالم وآلية ترتيبها على ما يأتي:

• الحسابات الخاصة بإيرادات التشغيل، وذلك مثل إيرادات رسوم الخدمة والمبيعات.
• الحسابات الخاصة بمصروفات التشغيل، وتشمل مصروفات الأجور ومصروفات الإعلان ونفقات الإيجار.
• الحسابات الغير عاملة أو حسابات الدخل الأخرى، مثل نفقات الفوائد وأرباح بيع الأصول، والخسائر الناجمة عن بيع الأصول.
• يمكنك ايضا التعرف علي حساب القيمة المضافة | وطرق الاعفاء منها
• 

  خدمة-مسك-الدفاتر

أهمية دفتر الأستاذ العام

توجد الكثير من الفوائد التي يكفلها دفتر الأستاذ العام، ومنها:

يعتبر عامل مساعد في إعداد تقارير الضريبة

يدمج دفتر الأستاذ العام كل المصروفات والإيرادات في مكان وحيد، وذلك يجعل بالإمكان إجراء الحسابات الخاصة بالضرائب بشكل ميسر وسريع، بالتأكيد عن طريق برنامج محاسبة ملائم، يكون من الممكن تهيئة دفتر الأستاذ لكي ينشئ تقارير ضريبية بشكل تلقائي، وذلك لا يقوم بتوفير الوقت فقط، ولكن أيضًا بحد من الأخطاء البشرية ويرفع نسبة الامتثال.

 

يساعد في عمليات الفحص ويمنع الاحتيال

عندما توثق كل المعاملات المالية، فالأمر يصبح واضح أكثر بخصوص الأموال الصادرة والأموال الواردة، وذلك يجعل من اليسير التعرف على عمليات الشراء التي تتم بالاحتيال بالنيابة عن الشركة، مما يعمل على منع حدوث خسائر مالية كبيرة قبل أن تحدث، وليس بعد حدوثها.

 

يقوم بتسهيل عرض الحسابات المبوبة

فيما يخص الشركات التي تمتلك معاملات مالية تتصف بالحساسية، يكون بإمكان دفتر الأستاذ العام رسم صورة مدققة لكل ما يحدث في هذه الحسابات بدون التطرق للتفاصيل، ويمكن القول ببساطة أن دفتر الأستاذ العام يعمل على أنه أساس بيان التدفق النقدي وبيان الدخل، ويقوم بإظهار مقاييس رئيسية مثل السيولة والأرباح وصحة الشركة المالية العامة.

 

التعامل بالتكنولوجيا من أجل إنشاء التقارير المالية الشاملة

قبل انتشار الإنترنت، كان المحاسب يواجه مشقة كبيرة للغاية عند إدخال البيانات بطريقة يدوية، ففي الحقيقة كان الأمر يعتبر من الأعمال الشاقة التي تحتاج إلى وقت كثير، إلى جانب التحلي بالصبر، ولكن مازال دفتر الأستاذ العام له دور هام في عملية إعداد تقارير مالية إلى اليوم، ولكن أصبح من الممكن استخدام التكنولوجيا معه بصورة مناسبة، حتى تمكنت الفرق المالية من إتمام عملية توثيق المعاملات المالية، وأصبح هناك وقت من أجل التركيز على أمور مهمة أكثر، مثل القيام بالتوجيه الاستراتيجي وتحليل البيانات.

ومع هذا، فبناء صورة بشكل مرئي للعمليات التي تتم قبل المدفوعات والمحاسبة عن طريق أداة وحيدة مسألة قريبة من المستحيل، ولكن مع تواجد أدوات مناسبة تتكامل بشكل سلس سويًا، بات بإمكان فرق الشؤون المالية إدارة الإجراءات ومراقبتها مثل المشتريات، ثم عملية إدخال هذه البيانات داخل أداة محاسبة خاصة بهم، تضمن دفتر أستاذ عام يتسم بالدقة وكتاب يتصف بالتوازن.

يمكنك ايضا التعرف علي رقم الزكاة و الدخل

شكل دفتر الأستاذ العام

شكل الحاسبات داخل دفتر الأستاذ العام تأتي على نوعين، وهما:

حساب الأستاذ ذو الرصيد المتحرك

وهو مكون من مجموعة أشياء وهم:

• التاريخ.
• اسم الحساب.
• البيان والشرح.
• رقم الصفحة الخاص باليومية.
• المبلغ الخاص بالمدين.
• المبلغ الخاص بالدائن.
• الرصيد.

حساب الأستاذ العام على شكل حرف T

هذا الحساب مكون من مجموعة أشياء، وهي:

• اسم الحساب.
• طرف المدين (الطرف الأيمن).
• طرف الدائن (الطرف الأيسر).
• عمليات دائنة ومدينة.
• التاريخ الخاصة بعمليات دائنة ومدينة.
• الرصيد الخاص بالحساب.
• العمليات الدائنة والمدينة الإجمالية.
• يمكنك ايضا التعرف علي شهادة إعفاء ضريبي الزكاة والدخل

دفاتر الأستاذ الفرعية ودفتر الأستاذ العام

أي نظام محاسبي يشتمل على مجموعة دفاتر أستاذ مساعدة، يطلق عليها دفاتر أستاذ فرعية، يتم فيها تسجيل مجموعة بنود، وذلك مثل الحساب الخاص بالنقدية إلى جانب حساب المستحقات وحساب المقبوضات، وأي قيد يتم قيده في تلك الدفاتر، تكون مرحلة إلى دفاتر الأستاذ الفرعية من دفتر الأستاذ العام، فعندما يتم ترحيل مبيعات آجلة (ائتمانية) في حساب مقبوضات يتم تحويلها إلى نقد لازمة السداد، وذلك معناه ترحيل العملية التجارية إلى دفتر الأستاذ العام، وأيضًا إلى دفترين فرعيين هما حساب المستحقات وحساب النقدية.

وهناك وقت يتم ذهاب البنود فيه بشكل مباشر إلى دفتر الأستاذ العام بدون أن ترحل إلى أي دفتر فرعي، وتلك البنود هي صفقات تجارية مالية عن رأس المال، وهي لا يوجد بعدها أي دفتر فرعي تنفيذي.

وقد تشتمل تلك على بنود مثل إسهامات رأس المال، والمتحصل من القروض، ودفعات سداد تمويل (المبلغ الأساسي للتمويل) وأي متحصلات نتجت عن بيع أصول، وتدرج تلك البنود داخل ميزانية عمومية ولا تدرج داخل بيان الخسائر والأرباح.

 

عمليات التوثيق بدفتر الأستاذ العام

يساعد دفتر الأستاذ العام على معرفة الحسابات والمكان الخاص بأصل كل عملية تجارية، إذ أنه تكون هناك حاجة لمجموعة أوراق مالية من أجل إتمام هذا، لذلك من الهام الاحتفاظ بكل الكمبيالات ومجموعة فواتير وأوراق مالية، وذلك لأنها مستندات أصلية تساعد على إتمام بعض قيود متعلقة بدفتر اليومية.

من اللازم الاحتفاظ بكافة التفاصيل، إذ قد أن أي مستند يمكن قيده من أجل الاستدلال به بصورة سريعة مثل رقم شيك أو فاتورة، ويجب أن يتم وضع علامة مراجعة، وهي تعد من العلامات المميزة التي يتم وضعها على كل المستندات الأصلية، وهذا لبيان أنها رُحلت بالفعل إلى دفتر الأستاذ.

يمكنك ايضا التعرف علي كيفية ادارة الازمات المالية

كيفية القيام بالتوازن بدفتر الأستاذ

في آخر كل شهر، تجرى عملية تسوية، وذلك يطلق عليه ميزان المراجعة، وهي مسألة مهمة لكي يتم الإطلاع على عملية التوازن الخاصة بالقيود من جانبين مدين ودائن، ولكن إذا ظهر عدم توزان بين عمود وأحد العواميد الأخرى، ذلك يعني وجود حسابات مرحلة إلى دفتر الأستاذ المساعد ولكن لم ترحل إلى دفتر الأستاذ العام، لهذا من اللازم هنا استرجاع الحساب إلى جانب استعراض دفتر الأستاذ العام، حتى يتم معرفة القيود الغير مسجلة.

يجب أن تستخدم مجموعة برامج محاسبية، والتي تمكن المحاسب من القيام بعملية التسجيل المالي لكل العمليات على جهاز الحاسوب، فهي تساعده كثيرًا على إجراء عمليات محاسبية كثيرة في أقل وقت ممكن وبكل سهولة، ويجب أن يجرى ذلك كل شهر، حتى تكون المراجعة سهلة إذا تم حدوث خطأ أو نسيان.

 

ما هي تسوية دفتر الأستاذ العام؟

تسوية دفتر الأستاذ العام هي من العمليات التي تضمن التوازن داخل دفتر الأستاذ العام، وذلك من خلال تسوية كافة المعاملات، وذلك يضمن إدخال كل الإدخالات بصورة صحيحة، وفي غالبية الحالات، تنفذ مرحلة التسوية عن طريق أحد المحاسبين القانونيين المؤهلين، ويجب العلم أن توازن دفتر الأستاذ العام عملية مهمة للأسباب التالية:

 

يتم إظهار سجل نشاط مالي متكامل

دفتر الأستاذ العام يقوم بإظهار كل المعاملات التي تقوم الشركة بها، وبالرغم من تعقيد إتمام كل الأمور بطريقة يدوية، فبرنامج المحاسبة عندما يكون ملائم يسمح للمحاسب بأن يلتقط كل المعلومات المالية حتى الدقيقة منها، وذلك يجعل رؤية الأداء المالي عالية الجودة، ويبني مسار تدقيق يتسم بالقوة.

الكتاب عندما يكون متوازن يوفر أيضًا أساس من أجل فحص كافة البيانات المالية الأخرى، ففي حالة كان دفتر الأستاذ العام غير متوازن، فإنه يتيح عمل تحقيق في مجالات الشركة المالية المحدودة، أما عملية موازنة الدفاتر بشكل منتظم تعمل على الوصول إلى أي معلومة مفقودة بشكل سريع، وهذا يحد من الخسارة المالية الضخمة والغير مرئية، ويكن يجب العلم أن السرعة تتطلب استخدام برنامج محاسبة مناسب، فعن طريق التعامل بطريقة آلية بخصوص دفتر الأستاذ العام، يمكن للمحاسب أن يتلقى تنبيهات بصورة فورية إذا تم إدخال أي أمر خاطئ، وهذا ضامن لتوفر معلومات تتسم بالدقة في كل وقت.

 

يقوم بتحسين إدارة الإنفاق ويكون ضامن لمركز مالي يتسم بالقوة

يتسم دفتر الأستاذ العام بالقوة كثيرًا، فهو عامل مساعد في عملية إعداد التقارير المالية بشكل دقيق عن النفقات والإيرادات، ويقوم بتوضيح العناصر التي تشغل أكبر حصة من رأس مال الشركة، وهذا باختصار يقوم بالسماح للفرق المالية بأن يتخذوا مجموعة من القرارات الاستراتيجية القادرة على تقليل التكاليف وتحسين الكفاءة التشغيلية، إلى جانب ضمان تواجد تدفق مالي يتسم بالصحة، وينتج عنه أمور جيدة مثل جذب الاستثمار والمستثمرين.

يمكنك ايضا التعرف علي مهام المستشار المالي

شرح دفتر اليومية ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة

دفتر اليومية هو من الدفاتر التي يتم داخلها تسجيل قيود طبقًا للتسلسل الخاص بتواريخ العمليات، ولكن يشترط فيه خلوه من أي تدوين في حواشي أو فراغات أو شطب أو كشط أو حشو في الأمور التي تدون به، ويجب أن ترقم كل الصفحات قبل ان يستعمل، ومن المتعارف عليه عندما تعرف المحاسبة أنها القيام بتسجيل ثم تبويب وتحليل عمليات مالية في عدة دفاتر وسجلات، وداخل دفتر اليومية تتم أول مرحلة وهي التسجيل.

أما التبويب فيتم داخل دفتر الأستاذ العام، إذ تبوب عمليات متجانسة من نوع واحد في نفس الحساب، ويفصل بين عمليات مدينة وعمليات دائنة، حتى يتم معرفة دون حدوث خطر أو صعوبة على المركز الخاص بالحساب في حالة الرغبة لذلك، ويطلق على عملية انتقال أطراف العمليات من دفتر اليومية إلى حسابات تقابلها داخل دفتر الأستاذ كما بينا من قبل (عملية الترحيل).

ومن الممكن أن يتم التوصل إلى حجم مديونية أو دائنية أي نوع من تلك العمليات المتجانسة ثم تحضير حسابات ختامية وقائمة مركز مالي لذلك بكل يسر وسهولة.

أما ميزان المراجعة فهو يتضمن داخله كل الحسابات بالأرصدة النهائية الدائنة والمدينة، والتي يحصل عليها من داخل دفتر الأستاذ العام، ويجب أن يكون هناك تساوي بين مجموعة جانب المدين مع مجموع جانْب الدائن، حتى يتم الحكم بكونه صحيح ومتوازن.

وتنطوي عملية إعداد ميزان المراجعة على أهمية خاصة، لأن عبرها يتم التيقن من كون الحاسبات متوازنة إلى جانب القدرة على اكتشاف الأخطاء التي لها تأثير على توازنها، لكي تصحح قبل أن تعد القوائم المالية، إلى جانب كون ميزان المراجعة يوفر ملخص بخصوص أرصدة الحسابات في فترة بعينها، وذلك يفيد كل من يتخذ القرار داخل الشركة، ومن الأفضل كما بينا من قبل أن يعد ميزان المراجعة في آخر كل شهر، لهذا يجب العلم أن ميزان المراجعة هو نقطة البدء من أجل إعداد القوائم المالية، ويوجد لميزان المراجعة أشكال متنوعة وهي:

• ميزان المراجعة بالأرصدة: هو كشف يتضمن أرصدة حسابات موجودة من قبل داخل دفتر الأستاذ العام.
• ميزان المراجعة بالمجاميع: هو كشف يتضمن إجمالي حركات مدينة وحركات دائنة تمت على كل حساب من بين الحاسبات التي توجد داخل دفتر الأستاذ العام.
• ميزان المراجعة بالأرصدة والمجاميع: هو كشف يتضمن مجاميع مدينة ودَائنة وأرصدة مدينة ودائنة خاصة بكل حساب يوجد داخل دفتر الأستاذ العام.
• يمكنك ايضا التعرف علي التخطيط المالي والميزانية الشخصية

الترحيل الى دفتر الاستاذ العام

بعد أن يجري المحاسب قيود بشكل يومي لأي عمليات مالية قامت الشركة بها، يقوم بنقل أي مبلغ مدين ودائن من داخل دفتر اليومية إلى حسابات متخصصة داخل دفتر الأستاذ، وتسمى تلك العملية بعملية الترحيل كما قمنا بتوضيح ذلك من قبل.

ويعتبر دفتر الأستاذ العام عبارة عن سجل يقوم بتخصيص صفحة أو ما يزيد عن ذلك لكل حساب مختلف تشتمل عليه القيود اليومية، ولهذا فحسَابات دفتر الأستاذ العام تعتبر أداة من أجل تجميع كافة المعلومات التي لها علاقة بالتغيرات التي تم إجرائها على الحساب.

طريقة الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام

تنقل القيود اليومية من داخل دفتر اليومية إلى حسابات متخصصة في دفتر الأستاذ العام، طبقًا لمجموعة خطوات هي:

• يحدد الحساب المطلوب ترحيله من دفتر اليومية، وتفتح صفحة مخصصة لهذا الحساب داخل دفتر الأستاذ العام.
• يتم تسجيل داخل الجانب المدين داخل دفتر الأستاذ العام المبالغ المدينة التي تم إثباتها داخل دفتر اليومية، وتتم كتابة داخل قائمة بيان الطرف الآخر (الدائن) المشارك للحساب المطلوب ترحيله.

كما يتم كتابة داخل الخانة الخاصة برقم صفحة دفتر اليومية، رقم الصفحة المدون بها المعلومات داخل دفتر اليومية والتي تم الإثبات بها قيد العملية، أما خانة التاريخ، يكتب بها تاريخ وقوع العملية التي ذكرت داخل دفتر اليومية.

• يتم تسجيل في جانب الدائن من حساب دفتر الأستاذ العام المبالغ الدائنة التي تم إثباتها داخل دفتر اليومية، وتتم كتابة داخل قائمة بيان الطرف الآخر (المدين).

كما يتم كتابة داخل الخانة الخاصة برقم صفحة دفتر اليومية، رقم الصفحة المدون بها المعلومات داخل دفتر اليومية والتي تم الإثبات بها قيد العملية، أما خانة التاريخ، يكتب بها تاريخ وقوع العملية التي ذكرت داخل دفتر اليومية.

• تكرر الخطوات سالفة الذكر مع أي حساب مثبت داخل دفتر اليومية.

بعد أن تتم عملية الترحيل، يتم عمل ترصيد للحسابْات كما يلي:

• يجمع الجانب الدائن مع الجانب المدين من الحساب داخل دفتر الأستاذ العام.
• يكتب مجموع أكبر جانب داخل خانة المجموعة في الجانب الدائن والجانب المدين.
• يوجد الفرق بين مجموعة كلا الجانبين، ويوضع ذلك الفارق في أصغر جانب من حساب دفتر الأستاذ العام، ويطلق عليه فرق الرصيد المرحل، وهو يعد متمم حسابيِ أو مقاصة بين مجموع الدائن ومجموعة المدين.

وإذا كان جانب المدين أكبر من الدائن، يكون الرصيد مدين، وعكس ذلك صحيح، فالرصيِد طوال الوقت يتم نسبه إلى أكبر جانب، ولا يحتاج إلى توضيح أنه في حالة حدث تساوي بين الجانبين، فلا يشتمل هنا الحساب على رصيد، ويعتبر الحساب مقفل.

• في أول الفترة المحاسبية المقبلة، وقبل أن تبدأ مرحلة ترحيل عمليات جديدة متعلقة بتلك الفترة الجديدة، ينقل الرصيد المرحل إلى جانب عكسي للجانب الظاهر فيه، ويطلق عليه رصيد منقول، ويتم تدوين أمامه التاريخ الخاص ببدء الفترة الجديدة المحاسبية.
• يمكنك ايضا التعرف علي ميزان المراجعة الزكاة والدخل