الرقابة الاستراتيجية لابد منها حيث لا يمكن تفادي حدوث تقصير أو أخطاء في عمل بشري أو وجود متغيرات خارج الإرادة المحتملة، حيث يمكن أن تؤثر سلباً على العمل ولا تختلف عن الخطة الإستراتيجية لأنها عملية إنسانية نحو النهاية، وقد تمثل العوائق والأخطاء والسهو في مرحلة ما تحديات قد تنحرف عن الأهداف الإستراتيجية للمنظمة، ولذلك من المهم الاستمرار في مراقبتها في عملية التحسين والتطوير المستمر عند الضرورة وتصحيح مسارها، وهو ما يسمى بالرقابة الإستراتيجية، وهي جزء مهم من عناصر الإدارة الإستراتيجية بعد مرحلة الإعداد لمرحلة التخطيط والتنفيذ.
مفهوم الرقابة الإستراتيجية
يعرّف البعض الرقابة الاستراتيجية على أنها “نظام لتحديد مدى جودة تنفيذ استراتيجيات المنظمة، ومدى نجاحها في تحقيق الأهداف والغايات، ومقارنة ما تم تنفيذه مع الخطة، وتطوير الأداء لتمكين المنظمة من تحقيق أهدافها، وقد “يعرفها الآخرون على أنها” اختيار وبناء استراتيجيات تنظيمية وإنشاء أنظمة تحكم للتوجيه والتقييم “.
لمزيد من الخدمات حول الرقابة الإدارية أو المالية والاستراتيجية، كن على تواصل مع بروتاكس
أدوات الرقابة الإستراتيجية
يوجد الكثير من الأدوات والتي يمكن استخدامها في عملية المراقبة، نستعرض أكثرها انتشارا وهي:
الميزانية التقديرية، وهي الأكثر استعمالا وتشمل التشغيلية والمالية.
البيانات الإحصائية، وتشمل عرض جميع البيانات والأنشطة للمؤسسة حسب التاريخ وفي هيئة خرائط أو رسوم بيانية.
التقارير التحليلية، حيث توفر التقارير معلومات وافية عما تم إنجازه من عمل.
تحليل نقطة التعادل، وهي الوسيلة التي توضح العائد من التكاليف والمبيعات، مما يساعدك في معرفة الإيرادات.
وأخيرا، المراجعة الداخلية، والملاحظة الشخصية، و تحليل القوائم المالية.
لحساب ضريبة الدخل من الإيرادات لأي شركة أو مؤسسة تستطيع الاطلاع على دليل الهيئة العامة للزكاة والدخل
أهمية الرقابة الإستراتيجية
تهدف الرقابة الإستراتيجية إلى توجيه الشركة نحو اتجاهها الاستراتيجي طويل الأجل. بعد تحديد الإستراتيجية، يتم تنفيذها بمرور الوقت لتوجيه الشركة في بيئة سريعة التغير. الاستراتيجيات ذات نظرة مستقبلية، وتستند إلى افتراضات الإدارة حول العديد من الأحداث التي لم تحدث بعد، وتسعى الأساليب التقليدية للتحكم إلى مقارنة النتائج الفعلية بمعيار تم الانتهاء من العمل به، ومن ثم يقوم المدير بتقييم العمل ويستخدم التقييم كمدخل للتحكم في الجهود المستقبلية. في حين أن هذا النهج ليس عديم الفائدة، فإنه غير مناسب كوسيلة للتحكم في الخطة الإستراتيجية.
معوقات الرقابة الاستراتيجية
الرقابة الإستراتيجية، كونها عملية تقييم للمؤسسة ككل والأشخاص الذين يشاركون في عملية الإدارة الإستراتيجية إما في مرحلة صياغة الإستراتيجية أو تنفيذ الإستراتيجية أو كليهما، ليست خالية من بعض الحواجز والمشاكل، حيث تتمحور هذه العوائق والمشكلات حول عاملين:
- تحفيزية
- تشغيلية.
دعونا نرى ما هي هذه المشاكل وكيف يمكن التغلب عليها مع خدمات بروتاكس للرقابة المالية والاستراتيجية والإدارية.
أشكال الرقابة الاستراتيجية
للرقابة الاستراتجية أشكال عدة، تتفاوت فيما بينها بتفاوت المعيار أو الأسس المستعملة للتصنيف ونذكر منها الأهم وهو:
الرقابة حسب الزمن الممارس فيه
وتقسم الرقابة وفق هذا المعيار إلى:
الرقابة السابقة
وتهدف إلى تجنب الخطأ أو الوقوع فيه ونستطيع تعريفها بأنها رقابة أولية أو وقائية
الجارية (المتزامنة)
وهي رقابة بمثابة تفتيش على العملية برمتها، وهي جواز المرور للتأكد من المسير الصحيح، أو الانتقاء.
اللاحقة ” Feed back control
أو التغذية الرجاعة والتي تتم بانتهاء العمل المنجز أو المشروع للتأكد من إتمام الخدمة ومدى مطابقتها لما هو مخطط له.
الرقابة حسب طرق التنفيذ وتشمل:
مباشرة وغير مباشرة
المباشرة:
وتضم مقابلات شخصية أو زيارات بهدف الوقوف على المشكلة وتحديد الأسباب والدوافع التي تواجه الوحدات المختلفة لأي مؤسسة.
غير المباشرة:
وفيه يتم استعمال التقارير السنوية أو الشهرية والتي ترسل إلى رؤساء العمل وتشمل الميزانية والخطط والأهداف
ما هي خطوات الرقابة الإستراتيجية
1 – تحديد النشاط المراد تقييمه:
وفيه يتطلب تنفيذ أهداف وغايات وأهداف المنظمة القيام بالعديد من الأنشطة المتكاملة ومراقبة تنفيذها، حيث يتحكم في عملية الضبط المقررة لتقييم الأنشطة ومراقبتها، ويختار جودة الرقابة سواء كانت كمية أو نوعية أو مباشرة أم غير مباشرة معًا وهل هي رقابة سابقة أم لاحقة، مما يعني أنه يجب علينا أولاً تحديد أهداف الأداء والتركيز على العناصر الأكثر أهمية في كل عملية وقياسها باستمرار وبشكل هادف، ثم المضي قدمًا لتحديد معايير الأداء.
2- وضع المعايير:
وذلك بناءً على مهمة المنظمة وأهدافها وغاياتها، حيث يتم تعيين قيم الأداء لاستخدامها في قياس الأداء، والمعايير “بمثابة المستوى المحدد من قبل الإدارة كنموذج لتقييم الأداء والنقاط التي يمكن مقارنتها بالأداء الفعلي، حيث يكشف معيار الأداء عن الأهداف الاستراتيجية وتفاصيل ما تم تحقيقه، كما يجب أن يكون للمعايير حدود لقبول الانحرافات بين هذه الحدود، وتعد سلامة البيانات ودقتها ركيزة أساسية في عملية التحكم أمر هام، وتعتمد هذه الدقة والسلامة على تصميم المقاييس المستخدمة، وهناك بعض الاعتبارات والضوابط التي يجب مراعاتها عند تصميم معايير الأداء.
3 – قياس الأداء:
الخطوة الرئيسية الثانية في عملية الرقابة الاستراتيجية هي قياس الأداء، حيث تتضمن الخطوة قياس الأداء فيما يتعلق بالعمل من حيث معايير التحكم، فإن وجود المعايير يعني القدرة المقابلة لملاحظة وفهم طبيعة الظروف الحالية والتأكد من درجة السيطرة التي يتم تحقيقها، كما يجب أن يكون قياس الأداء مقابل المعايير على أساس مستمر بحيث يمكن اكتشاف الانحرافات قبل حدوثها الفعلي وتجنبها من خلال الإجراءات المناسبة حتى يصبح تقييم الأداء الفعلي أو المتوقع مهمة سهلة، إذا تم تحديد المعايير بشكل صحيح.
4 – مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الموضوعة:
والمقارنة بين الأداء الفعلي والمعيار، يتضمن خطوتين، هما:
اكتشاف مدى الاختلافات وتحديد أسباب هذه الاختلافات، فعندما يتم تطوير معايير مناسبة ويتم قياس الأداء الفعلي بدقة، سيتم الكشف عن أي تغيير بوضوح، وعندما يتم تحقيق المعايير، لا يلزم اتخاذ أي إجراء إداري إضافي وتكتمل عملية التحكم.
5 – اتخاذ الإجراءات التصحيحية:
وهذه هي الخطوة الأخيرة في عملية الرقابة الإستراتيجية حيث توصلنا إلى خيارين:
- الأداء الفعلي يطابق الأداء المخطط. في هذه الحالة، نتبع عملية التحكم.
- إذا كان هناك أي انحراف عن الأداء المخطط، فيجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية في هذه الحالة.
عند وجود انحراف في الأداء يجب الرجوع إلى الخطوة رقم 5 من أجل اتخاذ الإجراءات التصحيحية وذلك بالبحث عن الأسباب الكامنة وراء الأمر، وبدء عملية معالجة الأخطاء.
ما هي أنواع الرقابة الاستراتيجية
تتكون الرقابة الاستراتيجية من أربعة أنواع رئيسية هي:
1- الرقابة على الافتراضات الاستراتيجية Premise control أثناء التنفيذ Implementation control
2- المراقبة الاستراتيجية Strategic Surveillance
3- مراجعة حذرة للظروف خاصة special alert control
أنظمة الرقابة الاستراتيجية
تعمل الرقابة الإستراتيجية في سياق الأنظمة التنظيمية المختلفة، حيث تطور المؤسسة أنظمة مختلفة تساعد في دمج أجزاء مختلفة من المؤسسة وتشمل الأنظمة
التنظيمية الرئيسية:
نظام المعلومات، ونظام التخطيط ، ونظام التطوير ، ونظام التقييم ونظام التحفيز، وكل هذه الأنظمة تلعب دورها في السيطرة الإستراتيجية، حيث ترتبط بعض هذه الأنظمة ارتباطًا وثيقًا ومباشرًا وبعضها يرتبط بشكل غير مباشر، فعى سبيل المثال:
يرتبط نظام المعلومات ارتباطًا وثيقًا بالتقييم لأنه يوفر فكرة عن كيفية تقدم المنظمة، ومن ناحية أخرى لا يرتبط نظام التطوير ارتباطًا وثيقًا بنظام التقييم ولكنه يتم
تنفيذه كإجراء لاحق للمراقبة، وعند تصميم أنظمة التحكم، يُنصح باتباع الإرشادات التالية:
- يجب أن يقتصر نظام التحكم على الحد الأدنى من المعلومات المطلوبة لإعطاء صورة حقيقية للأحداث.
- بغض النظر عن صعوبة القياس، يجب فقط تتبع الأنشطة والنتائج الهامة في أنظمة الرقابة ويجب استخدام القياسات النوعية والكمية.
- مراعاة التوقيت المناسب خلال فترات المراقبة بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل انقضاء الوقت.
- التركيز على تدابير التحكم الإرشادية.
- استخدام أدوات التحكم قصيرة وطويلة المدى.
- تهدف أنظمة التحكم إلى تحديد الاستثناءات. يحتاج فقط إلى التدخل في حالة النتائج خارج منطقة التسامح المحددة مسبقًا.
- الحرص على مكافأة أو تغيير النجاح في الوصول إلى معدلات الأداء المطلوبة دون معاقبة الفشل في الوصول إلى هذه المعدلات.
الرقابة الاستراتيجية واهميتها
تتضمن الرقابة الإستراتيجية أيضًا مراقبة الأحداث الداخلية والخارجية، حيث الحاجة إلى مصادر متعددة للمعلومات لمراقبة الأحداث.
- كما تتضمن هذه المصادر المحادثات مع العملاء، والمقالات في المجلات والمجلات التجارية، والنشاط في المؤتمرات التجارية.
- تشمل أيضا مراقبة الملاحظات الخاصة بعملياتك أو عمليات شركة أخرى.
- تساعد الرقابة الاستراتيجية المنشآت على أن تكون كفؤ وفعالة.
- وبهذه الطريقة تساعد الخطة الإستراتيجية المختارة على العمل بنجاح.
والغرض من الرقابة الإستراتيجية هو تحديد ما إذا كان يجب على المنظمة الاستمرار في استراتيجيتها الحالية أو تعديلها في ضوء الظروف المتغيرة، حيث تهتم الأشكال الأساسية من عمليات مراقبة الجودة داخل الشركات من إذا كانت الخطة الموضوعة للمنظمات تسير على النحو الصحيح أم لا.
مراحل الرقابة الاستراتيجية
قد تختلف متطلبات الرقابة الاستراتيجية حسب حجم وطبيعة المضمون المراد مراقبته في المشروع، إلا أنها تمر بمراحل ثلاث هي:
1- وضع المقاييس (Measures)
2- قياس الأداء (Performance)
3- اتخاذ الإجراءات التصحيحية (Correction)
مستويات الرقابة الإستراتيجية
تشمل الرقابة الاستراتيجية على مهام تنقسم إلى وحدات رقابية كالآتي:
1- الرقابة (التكتيكية) المرحلية:
تقوم الخطة الإستراتيجية على افتراضات معينة تتعلق بالقوى البيئية والتنظيمية، وبالتأكيد على بعض هذه القوى أو العوامل الحادة للغاية وأي تغيير فيها سيؤثر بالتأكيد
على الإستراتيجية إلى حد كبير، ومن ثم فإن التحكم في الفرضية عند التنفيذ أمر لا بد منه لتحديد الأهداف الرئيسية وتتبع أي تغيير فيها من أجل تقييم تأثيرها على الخطة الإستراتيجية، وبالتالي على تنفيذها، فعلى سبيل المثال:
وقد تتعلق هذه الافتراضات بتغيير السياسات أو تغيير الخطة بسبب فيروس أو ظروف الحرب المنتشرة أو الكوارث الطبيعية والعوامل التنظيمية أو تغيير نظام للحصول على موظفين ذوي تقنية عالية ، واستراتيجيات ابتكار السوق، ومن ثم تكون تلك المرحلة أو المستوى هامة جدا، وذلك لتحديد ما إذا الأهداف الموضوعة كانت لا تزال صالحة أم لا، وهذا يسهل على الاستراتيجيين على اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة في الوقت المناسب من مجرد الاعتماد على الاستراتيجية القائمة على افتراضات باطلة أو غير صالحة.
2- مراقبة التنفيذ (الرقابة التشغيلية)
من أجل تنفيذ الخطة الإستراتيجية المختارة، هناك حاجة لإعداد عدد لا بأس به من الخطط والبرامج والمشاريع، فيكون الغرض من مراقبة التنفيذ هو تقييم ما إذا كانت هذه الخطط والبرامج والمشاريع توجه بالفعل المنظمة نحو أهدافها المحددة مسبقًا أم لا، لاسيما في حالة الشعور، في أي وقت أن الالتزام بالموارد لخطة أو برنامج أو مشروع لا يؤتي ثماره كما هو متوقع، فهناك حاجة للمراجعة، وهذا يعني أن التحكم في التنفيذ ليس سوى إعادة التفكير أو إعادة التفكير الاستراتيجي لتجنب الهدر بجميع أنواعه.
وقد تكون الرقابة الاستراتيجية والتنفيذ أكثر تحديدًا بطبيعتها، فإن المراقبة الاستراتيجية، تكون أكثر عمومية وتحكمًا مهيمنًا وهي مصممة لرصد مجموعة واسعة من الأحداث داخل وخارج المؤسسة والتي من المحتمل أن تهدد مسار استراتيجية الشركة، ومن ثم يمكن إجراء مثل هذه المراقبة الاستراتيجية من خلال مراقبة عامة واسعة النطاق تعتمد على مصادر معلومات مختارة للكشف عن الأحداث التي تؤثر على استراتيجية الشركة، للمزيد من أمور الرقابة المالية أو الاستراتيجية كن على تواصل مع بروتاكس.
